Каковы коммуникационно-информационные аспекты распорядительной деятельности?

При передаче решений для выполнения своим подчиненным руководитель должен обеспечить все необходимые условия для того, чтобы:

• преодолеть эмоционально-психологический барьер, то есть информация должна восприниматься как можно лучше;
• информация должна быть понятна (чтобы не возникало содержательного психологического барьера);
• информация должна быть усвоена рабочим.

Чем авторитет руководителя у подчиненных, тем более гибкой является форма его обращения к ним:

• пожелания («Я бы хотел ...»);
• совет («Я бы посоветовал ...»);
• просьбы («Я вас очень прошу ...»);
• рекомендация («Я вам рекомендую ...»);
• сообщения («Я бы хотел подчеркнуть, что вы должны сделать задания до следующего понедельника ...»);
• объяснение («В связи с положением ...»);
• объяснение задания («Во-первых…, во-вторых...»);
• указание («Вам срочно необходимо выполнить работу»).

Выбор того или иного средства обращения зависит от того, как сочетаются доверие и требовательность руководителя по отношению к рабочим.

Каждое из средств имеет свой диапазон управленческого воздействия: убеждение помогает преодолевать различные психологические барьеры; уговоры могут быть эффективными тогда, когда неуверенных рабочих необходимо настроить на какие-либо задачи; указания необходимы в том случае, если работника необходимо поставить перед выбором « или ... или », для того, чтобы они сами отказались от нежелательного варианта поведения; принуждение – это крайняя форма и она необходима тогда, когда нужно заставить работника работать.

В профессиональном общении руководителю очень трудно найти индивидуальный подход к каждому исполнителю в зависимости от того, какие мотивы у него доминируют.

Характер коммуникаций определяется выбором формы обращения, средством сообщения и контакта. Это можно изобразить графически, как два типа актов коммуникационной поведения руководителей и работников: непосредственное и опосредовано.

Отечественные исследователи выделяют четыре варианта коммуникативных типов руководителей.

• Тип А. Руководитель в больший степени ориентирован на общение с подчиненными. Он считает необходимым подталкивать их высказывать свое мнение, внимательно прислушиваться к их преимуществам, учитывать настроение. Полученную информацию он пытается использовать в работе.
• Тип Б. Руководитель ориентирован на общение с подчиненными, но не особенно стремится учитывать информацию. Он хотя и общается с подчиненными, стремится выслушивать их мнение, но не умеет или не хочет использовать полученную информацию в своей работе.
• Тип В. Руководитель ориентирован на общение с подчиненными только в пределах понимания целесообразности такого общения. Он считает, что необходимо учесть мнения, настроение подчиненных, но только до тех пор, пока это помогает в работе. Если у него нет уверенности в целесообразности такого общения, то он сознательно ограничивает диапазон общения даже тогда, когда подчиненные к нему обращаются.
• Тип Г. Руководитель совсем не ориентирован на общение с подчиненными. Он не считает целесообразным слушать их мнения, не обращает внимание на их настроение, не уделяет внимания их деловым предложениям и просьбам. Руководитель не склонен тратить свое время на анализ и учет при принятии решения.

По мере повышения иерархического уровня увеличивается количество руководителей типа В и уменьшается количество руководителей типа Б. Наибольшее количество руководителей типа А – это руководители, которым за 40. Типы А и Б стремятся больше времени уделять общению с подчиненными.

Однако никто из приведенных групп не хотел бы увеличить время общения с вышестоящим руководством.

Наиболее довольны своей работой руководители типа А и Б и наименее – Г.

Совершенствование коммуникационно-информационных аспектов распорядительной деятельности руководителей осуществляется по следующим направлениям:

• Оптимизация информационных потоков. Менеджеры всех уровней должны знать свои потребности в информации и потребности высшего руководства. Поэтому оптимальным считается тот поток информации, который необходим для обеспечения процесса управления.
• Взаимодействие руководителей и подчиненных. Руководитель не должен ждать, когда к нему поступит информация. Целесообразно практиковать обсуждения важных вопросов с одним или несколькими подчиненными, проводить совещания, поощрять тех, кто стремится к контактам с руководителем.
• Организация эффективной системы обратной связи, что предполагает получение информации от первоисточников. Например, начальник отдела кадров какого-нибудь универмага во время встречи с торговой группой может получить информацию о состоянии объекта управления и донести ее до руководителя.
• Внедрение системы сбора предложений.
• Информационное оповещение администрации предприятия: бюллетени о стимулировании, охране труда и др. Информирование работников из официальных источников уменьшает негативные последствия слухов.
• Использование современных информационных технологий.

В процессе коммуникации возникают не только технические помехи по правильному восприятию информации, но и помехи (барьеры), связанные с физиологическими и психологическими особенностями человека. Они формируют физиологические и психологические барьеры.

В составе названных барьеров можно выделить четыре фактора, оказывающих воздействие на процесс общения:

1. настороженность, которая позволяет воспринимать информацию с помощью органов чувств (сенсоров). Настороженность человека колеблется, поэтому различают такие циклы этих колебаний:
   • долгосрочные;
   • 25-часовые, так называемые «биологические часы»;
   • краткосрочные;
   • фазные;
2. внимание, выполняющее ту же роль, что и настороженность. Для того, чтобы активизировать внимание человека, особенно в современных условиях, информация должна быть сжатой;
3. восприятие, позволяющее осознавать информацию, поступающую от различных сенсоров;
4. память, позволяющая при необходимости воссоздать необходимую информацию. В современных условиях память у людей снижается под воздействием ряда неблагоприятных факторов.

Помимо названных, существуют также социальные и культурные барьеры.

На степень успешности коммуникации при рассмотрении этих барьеров влияют такие факторы:

• ортодоксальность, подразумевающая неуклонное следование каждого человека убеждениям, нормам, методам той группы людей, к которой они принадлежат. В результате возникает «групповое мышление», затрудняющее в отдельных случаях восприятие информации;
• культурные отличия проявляются при столкновении группы людей, принадлежащих к разным культурам.

Например, компания «Тетра-Пак» презентовала в Украине категорию «Т-молоко» как «молоко длительного хранения». Через несколько лет продвижения компания зашла в тупик: низкие продажи означали, что компания неправильно коммуницировала с потребителем. Люди не могли понять, как можно с детства знакомый продукт хранить 3 месяца. Стратегию продвижения марки нужно было разрабатывать заново одновременно с формированием новой категории для украинских потребителей.